¿Pueden multarme si no destruyo documentos confidenciales?
Es esencial insistir en la obligatoriedad de respetar la ley en lo relativo a la destrucción de documentos confidenciales. ¿Sabes qué sanciones conlleva saltarse la normativa? Lo vemos a continuación.
En el caso de las empresas y los autónomos, es obligatorio conservar determinados documentos durante un tiempo. Por ejemplo, las facturas. Al acabar ese periodo, hay que proceder a la destrucción de la información. Las razones principales son 2:
- Para destruir información sensible (proveedores, números de cuenta, operaciones financieras, etc).
- Porque la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga a las empresas a la destrucción de documentos con información confidencial.
El procedimiento de destrucción de documentos confidenciales tiene que respetar los estándares marcados por la ley. No acogerse a la normativa puede suponer cuantiosas penalizaciones económicas.
En qué casos hay que optar por la destrucción de documentos confidenciales
- Datos fiscales y números de cuenta
- Listados de clientes, proveedores y empleados (números de teléfono, direcciones y datos económicos).
- Documentos de desplazamiento (billetes de avión o tren).
- Operaciones financieras y comerciales (declaraciones de la renta, datos bancarios).
Para llevar a cabo este proceso lo mejor es subcontratar a una empresa especializada como Destdoc.
Qué valor añadido tiene el externalizar la tarea:
- Cerciorarse de acometer una destrucción segura.
- Conseguir un certificado de destrucción que justifique que se han destruido esos papeles y evitar sanciones económicas.
Las empresas de destrucción de documentos se encargan, además de destruirlos, de reciclarlos. Las multas por no destruirlos o hacerlo de forma incorrecta son elevadas. En la ley leemos que, en caso de no destruirse correctamente los documentos confidenciales, las sanciones pueden llegar a representar entre el 2% y el 4% de la facturación anual de las empresas. Dicho de otro modo, la multa por no respetar lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantías Digitales puede alcanzar los 600.000 €. La cantidad exacta depende de si las infracciones son leves, graves o muy graves.
2 formas de destruirlos
- Quemarlos: garantiza la ilegibilidad de los datos. Ha de acometerse en instalaciones preparadas específicamente para esta tarea.
- Triturarlos en una máquina destructora de papel.
En todo caso, contar con los servicios de una empresa externa es la opción más fiable y eficaz. La razón clave es que se garantiza el cumplimiento íntegro de la ley. Por lo general, acuden a las dependencias de las empresas para recoger los documentos. Garantizan la destrucción certificada y confidencialidad. Se obtendrá un certificado de destrucción de documentos y reciclaje que garantice el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
En definitiva, las empresas producen una elevada cantidad de documentación confidencial que se ha de procesar y destruir por los cauces adecuados. Lo mejor es contratar una empresa especializada para sortear riesgos innecesarios y sanciones económicas. Cualquier empresa puede sufrir una auditoría sorpresa y tener que afrontar multas que van desde los 600 hasta los 600.000 €.
El certificado de destrucción de documentos
Es la forma de tener la certeza de que los documentos se han destruido de forma segura y de acuerdo con la ley. Se trata de un documento formal con información detallada sobre la destrucción de los documentos y que garantiza que se ha cumplido con la LOPD. Esencial tenerlo a mano en caso de auditoría.
Se suele indicar lo siguiente:
- Día de la destrucción
- Método empleado
- Tamaño final de la partícula
- Lugar de la destrucción
Algunas empresas dan la posibilidad de grabar en vídeo el proceso para que no haya ningún tipo de confusión y el cliente tenga claro que todo se ha hecho de manera responsable y segura.
